Política de tratamiento de datos

POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES POR PARTE DE ARVIRT S.A.S

 

1. NORMATIVIDAD APLICABLE

 

Con el objetivo de dar cumplimiento a la legislación vigente en materia de protección de datos, además de las leyes locales de los países donde se desarrollen actividades comerciales que involucren el tratamiento de datos de personas provenientes de aquellos territorios, se presenta la política de tratamiento de datos para los Titulares de la información de los datos personales que se encuentren registrados en las bases de datos de ARVIRT S.A.S.

Esta Política de Tratamiento de Datos Personales tiene como objeto informarle sobre los aspectos relevantes en relación con la recolección, finalidad, uso, manejo y transferencia de datos personales que ARVIRT S.A.S realiza, también se dan a conocer sus derechos como Titular.

 

2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

 

ARVIRT S.A.S identificada con NIT 900624707-1 con domicilio en la ciudad de Pereira, en la Cra 31 # 15 – 87 San Luis, teléfono 3136975972, correo electrónico [email protected].

ARVIRT S.A.S actúa como responsable del tratamiento de los datos registrados en sus bases de datos y no tiene asignado ningún encargado del tratamiento de datos externo a la empresa.

ARVIRT S.A.S puede actuar en algún momento como encargado del tratamiento de datos.

 

3. DEFINICIONES

 

Para la presente política de tratamiento de la información se tendrá en cuenta los parámetros establecidos en la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y cualquier otra norma que la modifique, adicione o derogue. en la cual se dictan las disposiciones generales para la protección de datos y se tendrá en cuenta las definiciones establecidas en el artículo 3 de la norma citada.

 

4. RECOLECCIÓN DE DATOS

 

ARVIRT S.A.S podrá solicitar información del Titular vía correo electrónico, física, telefónica o por su sitio web a clientes, proveedores, colaboradores, empleados, prospectos, aspirantes a vacantes de la empresa, usuarios del portal web o usuarios participantes de actividades realizadas por la empresa, casos en los cuales solicitará la autorización para el tratamiento de datos.

ARVIRT S.A.S podrá solicitará información catalogada como sensible tal como la relacionada con la orientación política, religiosa, sexual o filosófica, el origen racial o étnico, la pertenencia o participación a sindicatos u organizaciones sociales o de derechos humanos o datos relativos a la salud solo en aquellos casos donde sea necesaria salvaguardar el interés vital del titular y cuando este último haya dado su autorización de forma libre y voluntaria.

ARVIRT S.A.S podrá solicitar información a los usuarios que ingresen a la plataforma, cuya respuesta en cualquier caso será voluntaria. Al ingresar a la plataforma, adquiere el compromiso de suministrar información personal correcta y verdadera, así como proceder a la actualización de sus datos cada vez que se requiera.

ARVIRT S.A.S en ocasiones utilizará cookies para identificar a los Usuarios que visitan el portal web, recordar sus preferencias y proporcionar servicios personalizados.

 

• Información Adicional Solicitada a trabajadores o colaboradores de la empresa

 

ARVIRT S.A.S podrá solicitar a sus trabajadores o colaboradores información que podría catalogarse como sensible tal como Nivel de escolaridad, Edad, Estado Civil, # de hijos y/o Características de la vivienda (propia o arrendada), se solicita el Nivel de Escolaridad con el fin de validar el cargo a desempeñar por el Titular, en caso que el cargo requiera un nivel de escolaridad definido, los demás datos para enfocar los programas de Salud y Seguridad en el trabajo y de Promoción y Prevención, la autorización para la entrega de esta información estará contenida en el contrato suscrito con el trabajador o colaborador.

Así mismo podrá solicitar información sobre las incapacidades médicas de los trabajadores para realizar la matriz de ausentismo, enfocar los programas de promoción y prevención y dar cumplimiento al Decreto 1072 de 2015.

 

5. AUTORIZACIÓN

 

ARVIRT S.A.S podrá usar cualquier mecanismo para obtener la autorización de tratamiento de datos ya sea escrito, de forma oral, vía correo electrónico o mediante conducta inequívoca del titular que permitan concluir de forma razonable que se otorgó la autorización. Así mismo ARVIRT S.A.S mantendrá registros o mecanismos necesarios para demostrar cuándo y cómo se obtuvo la autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento del mismo.

La autorización del Titular No será necesaria cuando se trate de:

• Información requerida por ARVIRT A.S en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

 

6. USOS Y FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS

 

En desarrollo de su objeto social, del mantenimiento de vínculos comerciales, del cumplimiento de contratos de trabajadores, colaboradores, clientes, aliados y del cumplimiento de órdenes de autoridades judiciales y/o administrativas, ARVIRT S.A.S podrá dar tratamiento a los datos personales para:

 

FINALIDADES GENERALES

 

• Lograr un mayor entendimiento de los gustos, preferencias, necesidades de clientes, colaboradores o prospectos de clientes.
• Dar respuesta a algún requerimiento, solicitud, queja o inquietud enviada por un Titular.
• Compartir información con aliados estratégicos para darle gestión a la necesidad del titular.
• Informar sobre productos, servicios, eventos o promociones realizados por ARVIRT A.S
• Desarrollar actividades de mercadeo o promocionales.
• Dar cumplimiento a obligaciones contractuales, financieras o comerciales contraídas con el Titular.
• Evaluar la calidad de productos o servicios prestados por la empresa.
• Realizar estudios internos sobre el cumplimiento de las relaciones comerciales, laborales y estudios de mercado.
• Responder requerimientos legales de entidades administrativas y judiciales.

 

Teniendo en cuenta los tratamientos descritos anteriormente ARVIRT S.A.S podrá:

• Conocer, almacenar y procesar toda la información suministrada por el Titular en una o varias bases de datos, en el formato que estime más conveniente.
• Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar la información suministrada por el Titular, de acuerdo a las necesidades del momento en que se requiera.
• Verificar, comprobar, validar, investigar o comparar la información suministrada por el Titular, con cualquier información que se disponga legítimamente.
• Acceder, consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre el Titular se encuentre almacenada en las bases de datos de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida que permita establecer de manera integral e históricamente el comportamiento judicial del Titular.
• Estudiar, analizar, personalizar y utilizar la información suministrada por el Titular para el seguimiento, desarrollo y/o mejoramiento, tanto individual como general, de condiciones de servicio, administración, seguridad y atención, así como para la implementación de planes de mercadeo, campañas, beneficios especiales y promociones.
• Reportar, comunicar, transmitir y permitir el acceso a la información suministrada por el Titular a entidades financieras, comerciales, tributarias, centrales de riesgo crediticio, de acuerdo con las normas aplicables.
• Desarrollo de actividades de responsabilidad social, bienestar o generación de beneficios.
• Comunicación y contacto para el envío de información, publicidad o notificaciones legales a los titulares de la información mediante correo electrónico, WhatsApp, redes sociales, medio físico a su dirección registrada, entre otros.
• Reportes a entidades públicas o particulares.
• Actividades de control interno y auditorías.

 

Proveedores y/o contratistas

 

• Cumplimiento de la normatividad vigente, o de órdenes expedidas por las autoridades competentes (en materia contable y financiera).
• Verificación, consulta, comparación y evaluación de la información con fines de selección, entablar relaciones contractuales, adquirir bienes o servicios, determinar niveles de calidad en productos o servicios prestados.
• Verificación de la competencia técnica, profesional, personal y de aspectos de salud ocupacional de los dependientes del proveedor, contratista o de sus subcontratistas.
• Generación de certificaciones sobre el titular de la información y la relación contractual sostenida.
• Realización de todas las actividades relativas al manejo de la relación contractual con colaboradores, contratistas o proveedores que ARVIRT S.A.S pueda tener, que deban tener conocimiento de los datos para la adecuada prestación de los servicios.
• En ningún caso ARVIRT S.A.S enajenará o entregará esta información a un tercero a menos que resulte necesario para el adecuado cumplimiento de las finalidades enunciadas, esto con fundamento en contratos o acuerdos de transmisión o transferencia de los datos, en los casos que sea necesario, ya sea dentro del territorio nacional o el exterior.
• ARVIRT S.A.S podrá realizar análisis estadísticos, históricos y de mercadeo, con base a los datos personales tratados, en tal caso podrá entregar los resultados a terceros, pero al hacerlo, no suministrará información personal sin la autorización de los titulares de datos personales.

 

Gestión del Talento humano y relaciones laborales:

 

• Evaluar el perfil laboral de los aspirantes con miras a la selección y formalización de la vinculación laboral para las vacantes de la empresa.
• Verificar los antecedentes académicos, laborales, personales, familiares, comerciales y otros elementos socioeconómicos significativos del aspirante laboral.
• Gestionar la vinculación, afiliación o reporte de novedades asociadas al sistema general de seguridad social, así como las demás obligaciones asistenciales y prestacionales de índole laboral, incluyendo las afiliaciones de los menores de edad a su cargo al sistema de salud y los demás aplicables.
• Gestionar las novedades laborales con incidencia en la liquidación y pago de nómina
• Registrar al trabajador en los sistemas informáticos de gestión de ARVIRT S.A.S para el ejercicio de sus funciones.
• Promover el desarrollo de actividades de bienestar y desarrollo integral del trabajador y su entorno laboral y familiar, incluyendo la gestión de seguridad y salud en el trabajo.
• Gestionar los programas de capacitación y formación acorde con los requerimientos del cargo y lineamientos corporativos.
• Gestionar los acuerdos y compromisos derivados de pactos o negociaciones colectivas, y los aspectos económicos, administrativos, sociales y organizacionales derivados de su ejercicio.
• Evaluar el desempeño y analizar las competencias funcionales de los trabajadores.
• Gestionar los procedimientos de desvinculación o jubilación laboral, así como el cumplimiento de las obligaciones económicas correspondientes.
• Gestionar la consecución de tiquetes para el transporte aéreo o multimodal requerido por el personal de ARVIRT S.A.S para el desarrollo de sus funciones.

 

Clientes y Usuarios

 

• Verificar antecedentes comerciales y eventuales riesgos asociados al Lavado de Activos y Financiación del terrorismo.
• Vincular jurídica y comercialmente al cliente permitiendo su registro en los sistemas de gestión de ARVIRT S.A.S para el desarrollo de los procedimientos contables, logísticos y financieros de la operación.
• Formalizar el relacionamiento contractual y gestionar los aspectos administrativos, contables, financieros, operativos y logísticos asociados al cumplimiento del objeto contractual.
• Gestionar las labores logísticas y de cumplimiento legal.
• Gestionar actividades de comunicación y fidelización de clientes, así como la atención oportuna de PQRS.
• Desarrollar actividades de marketing e inteligencia de mercados, procurando el fortalecimiento de la gestión comercial.
• Convocar, patrocinar u organizar la participación de clientes actuales o potenciales en los eventos de mercadeo, servicios y productos de ARVIRT S.A.S.
• Formalizar y soportar los términos de las negociaciones con los clientes especiales de La Compañía, permitiendo el perfeccionamiento y entrega de los productos de ARVIRT S.A.S.
• Para la transmisión de los bases de datos de los clientes, en razón de la prestación de los servicios de ARVIRT S.A.S.

 

La información personal, podrá ser transferida, transmitida o entregada a terceros países, independientemente del nivel de seguridad de las normas que regulen el manejo de información personal.

En cumplimiento de deberes legales y según Artículo 13 de la Ley 1581 de 2012, ARVIRT S.A.S, podrá suministrar la información registrada a:

• Los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales, acreditando su identidad en forma suficiente.
• Las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Los terceros debidamente autorizados por el Titular o por la Ley.

Dando cumplimiento al principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, ARVIRT S.A.S., adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

Bases de datos cuando ARVIRT S.A.S actúa como Encargado del tratamiento de datos personales:

 

Teniendo en cuenta que ARVIRT S.A.S actuará frente en algunos casos como Encargado del tratamiento, tendrá a su cargo las obligaciones prescritas en la legislación vigente (artículo 18 de la Ley 1581 de 2012) y que fundamentan el tratamiento de los datos. Por tal motivo, ARVIRT S.A.S usará esas bases de datos de acuerdo a las finalidades establecidas por EL RESPONSABLE del tratamiento en su política y no podrá cederlas ni enajenarlas a un tercero.

Cuando ARVIRT S.A.S. actúe como encargada, deberá cumplir con los siguientes deberes:

1. Garantizar al titular el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data tramitando las consultas y reclamos formulados por los titulares directamente a ARVIRT S.A.S. o al RESPONSABLE de la base de datos transmitida, siempre y cuando la consulta o reclamo sea debidamente informada y remitida por el RESPONSABLE a la ARVIRT S.A.S.
2. Conservar la información con las medidas de seguridad necesarias que impidan la adulteración, pérdida, consulta uso o acceso no autorizado o fraudulento.
3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos, siempre y cuando la supresión sea posible y la información no deba permanecer en la base de datos para cumplir con obligaciones legales.
4. Actualizar la información relativa a los cambios o modificaciones de las bases de datos, que sea reportada por EL RESPONSABLE por los medios dispuesto para ello, dentro de los CINCO (5) DÍAS HÁBILES contados a partir de su debida notificación o reporte.
5. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular.

 

7. DEBERES DE ARVIRT S.A.S COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS

 

Los responsables del tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin Perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad.

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Garantizar el cumplimiento de la normatividad en materia de habeas data de los países donde ejecute labores de recolección, tratamiento, uso y demás de datos.
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección, el uso dado a sus datos personales y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Actualizar la información cuando sea necesario.
• Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente política.
• Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

8. DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

 

El Titular de la información que reposa en las bases de datos de ARVIRT S.A.S tiene los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar, verificar y rectificar sus datos personales frente a los responsables o encargados del tratamiento.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.
• Tener acceso en cualquier momento a la política de tratamiento de datos que se le aplica a sus datos personales.
• Tener conocimiento del medio de contacto por el cual puede acceder a sus derechos como Titular ante el responsable o encargado del Tratamiento.
• Revocar total o parcialmente la autorización del tratamiento de sus datos por parte de ARVIRT A.S. En caso de revocatoria total por parte del Titular ARVIRT S.A.S solo podrá usar los datos en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones o incumplimiento al régimen de protección de datos personales.

 

9. MEDIOS DE CONTACTO PARA EJERCER SUS DERECHOS

 

El Titular podrá ejercer sus derechos sobre sus datos personales haciendo solicitud escrita o vía correo electrónico.

Por solicitud escrita a la dirección comercial de la empresa ARVIRT S.A.S, siendo actualmente en la Cra 31 # 15 – 87 San Luis, Pereira, Risaralda, Colombia.

*Dicha dirección puede ser modificada en cualquier momento y sin previo aviso, motivo por el cual el Titular deberá verificar la dirección física en el momento que requiera realizar cualquier solicitud.

Por correo electrónico a la dirección [email protected]

 

10. PROCEDIMIENTOS PARA CONSULTAS, SOLICITUDES O RECLAMOS POR PARTE DEL TITULAR

 

El Titular podrá ejercer sus derechos ante ARVIRT S.A.S realizando previa solicitud por medio de los canales ya mencionados. Siendo necesario que la solicitud exprese de manera clara sus datos de contacto físico, electrónico y el objetivo de la solicitud, todo ello con la finalidad de dar respuesta a su solicitud.

Toda solicitud o reclamo debe contener un Documentos que acreditan la identidad del Titular.

Cuando la solicitud tenga por objeto la rectificación o actualización, el Titular deberá indicar las correcciones a realizar y adoptar la documentación que avale su petición.

El Titular de los datos personales puede revocar la autorización concedida en cualquier momento, exceptuando de lo anterior aquellos eventos en los cuales lo impida una disposición legal o contractual. El Titular deberá informar con precisión si la revocatoria es total o parcial. La revocatoria de la autorización es parcial cuando el Titular manifiesta que desea revocar el Tratamiento de sus datos personales para ciertas finalidades específicas como aquellas publicitarias, de concursos, de estudios de consumo, etc, escenario en el que el titular deberá indicar la finalidad que desea eliminar. Las cuales se responderán en los siguientes términos:

 

Trámite de las Consultas	El término máximo para responder:  diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.	Si no es posible atenderla dentro de dicho término, se TIENE que informar al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud.   El término adicional NO podrá superar los cinco (5) días hábiles al vencimiento del término máximo.
Trámite de los reclamos.	El término máximo para responder: quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.	Si no es posible atenderla dentro de dicho término, se TIENE que informar al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud.   El término adicional NO podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término máximo.
Reclamaciones en casos de suplantación de identidad.	El término máximo para responder:  diez (10) días siguientes contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo

 

11. CONFIDENCIALIDAD

 

ARVIRT S.A.S no vende, comercializa, ni transfiere la información personal que el Titular entregue y de la cual haga Tratamiento, excepto en los casos permitidos por la ley. La información personal entregada por los Titulares sólo es accesible por un número limitado de personas que tienen permisos especiales para ingresar a estos sistemas y que están comprometidos a mantener la confidencialidad de los datos. En todos los casos ARVIRT S.A.S realiza acuerdos de confidencialidad con las personas que tienen acceso a la información, para garantizar el respeto de la misma.

Puede suceder que, en virtud de órdenes judiciales, o de regulaciones legales, se deba revelar información a las autoridades que así lo requieran.

 

12. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

 

ARVIRT S.A.S adoptará las medidas técnicas, administrativas y humanas necesarias para garantizar la seguridad de los datos personales objeto de tratamiento, para evitar la pérdida, consulta, mal uso o acceso no autorizado a los datos, aclarando que dichas medidas de seguridad no son infalibles sobre todo en lo que tiene que ver con datos procesados o enviados por Internet, por tal motivo ARVIRT S.A.S no se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada del ingreso indebido de terceros a las bases de datos y/o por alguna falla técnica en el funcionamiento y/o conservación de datos. ARVIRT S.A.S informará en la medida de sus facultados a los Titulares de la información de cualquier evento de robo, acceso o pérdida de la información donde puedan estar involucrados sus datos.

 

13. TRANSFERENCIA DE DATOS A TERCEROS PAÍSES

 

En concordancia con la ley 1581 de 2012, se prohíbe la transferencia de datos personales de cualquier tipo a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos y den cumplimiento con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio en la materia.

Esta prohibición tendrá excepción cuando se trate de:

• Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia.
• Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el titular y el responsable del Tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular.
• Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

 

14. ACTUALIZACIÓN Y VIGENCIA

 

ARVIRT S.A.S se reserva el derecho de actualizar o modificar esta política en cualquier momento, razón por la cual se invita a todo Titular a consultar regular o periódicamente la página web www.arvirt.com a través de la cual se mantendrá la última versión de esta Política. Cuando el cambio se refiera a las finalidades del tratamiento, se solicitará de los titulares una nueva autorización para aplicar las mismas, además se indicará la fecha a partir de la cual regirá la nueva política.

Los datos suministrados serán utilizados durante el plazo necesario para dar cumplimiento del uso y finalidades descritos en esta Política.

 

Actualizado 01 de Marzo de 2023